"BKN menegaskan bahwa kesalahan dalam memilih menu unggahan berpotensi membuat sistem gagal membaca dokumen yang diinput. Dampaknya, skor DMS tidak tercatat secara maksimal dan dapat menghambat berbagai proses layanan administrasi pegawai di kemudian hari".
Selain itu, kualitas hasil pindaian (scan) dokumen juga menjadi perhatian utama.
Berkas yang buram, terpotong, atau tidak sesuai dengan data asli berisiko ditolak saat proses validasi berlangsung.
PPPK disarankan untuk memeriksa kembali seluruh dokumen sebelum melakukan penyimpanan permanen di sistem MyASN.
Prosedur Unggah Dokumen yang Benar di MyASN
Agar terhindar dari kendala teknis, seluruh PPPK diimbau untuk mengikuti prosedur unggah dokumen yang benar.
Proses yang keliru, seperti memasukkan berkas ke dalam menu pemutakhiran data umum selain menu DMS, akan mengakibatkan sistem tidak dapat membacanya dengan optimal.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Akses portal resmi MyASN melalui tautan https://myasn.bkn.go.id.
- Login menggunakan NIP dan password akun Single Sign On (SSO) BKN yang telah terdaftar.
- Untuk keamanan lebih, PPPK yang akunnya sudah terdaftar wajib melakukan verifikasi One Time Password (OTP) melalui aplikasi Google Authenticator atau metode lainnya.
- Setelah login, pilih menu "Layanan Individu ASN" lalu klik "MyASN".
- Pada halaman utama MyASN, pilih menu Update Data.
- Pastikan memilih unit verifikasi atau satuan kerja yang sesuai.
- Unggah dokumen secara spesifik pada menu Dokumen Manajemen Sistem (DMS).
- Pastikan seluruh file yang diunggah memiliki hasil pindaian yang jelas, tidak buram, dan tidak terpotong.
- Periksa kembali seluruh data dan dokumen sebelum menyimpan secara permanen.
Transformasi Digital dan Pentingnya Akurasi Data
Penerapan DMS di MyASN merupakan bagian integral dari upaya pemerintah memperkuat sistem administrasi ASN yang lebih transparan, akurat, dan efisien.
Data pegawai yang lengkap akan mempermudah proses layanan seperti mutasi, kenaikan jabatan, hingga pengusulan berbagai hak kepegawaian.
