Panduan Penomoran Surat Dinas 2026 Sesuai Kode Klasifikasi Arsip Permendagri

Contoh: dokumen penyusunan APBD, pelaksanaan anggaran, SPJ, laporan keuangan, dan pertanggungjawaban keuangan.

3. Format Penomoran Surat Dinas yang Dapat Diterapkan

Dalam praktik administrasi pemerintahan, penomoran surat dapat memuat beberapa unsur yang memudahkan identifikasi surat, yaitu kode klasifikasi arsip, nomor urut, kode instansi, identitas desa atau wilayah, dan tahun penerbitan.

Sebagai contoh, format yang dapat dijadikan usulan standar internal adalah:

KODE-KLASIFIKASI/NOMOR-URUT/KODE-INSTANSI/KODE-DESA/TAHUN

Contoh:

100.3/001/PEMDES/BAR/2026

Keterangan:

• 100.3: kode klasifikasi arsip pemerintahan desa.

• 001: nomor urut surat.

• PEMDES: kode instansi pemerintah desa.

• BAR: kode identitas desa.

• 2026: tahun penerbitan surat.

Format tersebut dapat disesuaikan dengan nomenklatur dan ketentuan tata naskah dinas yang berlaku di pemerintah daerah masing-masing.

4. Contoh Penomoran Surat Pemerintah Desa

Berikut beberapa contoh penerapan format penomoran surat untuk pemerintah desa.

Dengan format tersebut, setiap surat memiliki identitas yang jelas berdasarkan pokok masalah, urutan penerbitan, instansi, wilayah, dan tahun.

Contoh nomor surat undangan

000.1.5/001/PEMDES/BAR/2026

Digunakan sebagai contoh nomor surat undangan rapat pimpinan atau rapat koordinasi yang substansinya berkaitan dengan kode 000.1.5.

Contoh nomor surat tugas

800.1.11.1/002/PEMDES/BAR/2026

Digunakan sebagai contoh nomor surat perintah tugas yang berkaitan dengan administrasi pegawai, sesuai rincian klasifikasi yang berlaku.

Contoh nomor surat kegiatan pemerintahan desa

100.3/003/PEMDES/BAR/2026

Digunakan sebagai contoh surat yang membahas penyelenggaraan pemerintahan desa.

Contoh nomor surat kegiatan pembangunan

600.1/006/PEMDES/BAR/2026

Digunakan sebagai contoh dokumen yang substansinya berkaitan dengan pekerjaan umum, misalnya pembangunan atau pemeliharaan jalan.

5. Contoh Penomoran Surat pada Kecamatan dan Dinas

Format serupa dapat dijadikan referensi administrasi pada kecamatan dan perangkat daerah, dengan menyesuaikan kode instansi.

Contoh:

Kode instansi di atas hanya contoh singkatan. Penggunaan sebenarnya harus mengikuti kode perangkat daerah yang ditetapkan oleh pemerintah daerah.

6. Cara Menentukan Kode Klasifikasi Arsip yang Benar

Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam administrasi persuratan adalah menentukan kode klasifikasi berdasarkan jenis surat, bukan berdasarkan isi atau substansi surat.

Padahal, kode klasifikasi harus mencerminkan pokok masalah yang dibahas dalam dokumen.

Sebagai contoh:

• Surat undangan rapat tentang pemerintahan desa menggunakan klasifikasi pemerintahan desa, bukan otomatis kode rapat pimpinan.

• Surat tugas untuk kegiatan administrasi kepegawaian dapat menggunakan kode administrasi pegawai sesuai rincian yang berlaku.

• Surat tentang penyaluran bantuan sosial menggunakan kelompok sosial.

• Surat tentang kegiatan ketahanan pangan menggunakan kelompok ketahanan pangan.

• Surat tentang pembangunan jalan menggunakan kelompok pekerjaan umum apabila substansinya teknis pembangunan jalan.