Panduan Penomoran Surat Dinas 2026 Sesuai Kode Klasifikasi Arsip Permendagri

Pengelolaan administrasi persuratan dan kearsipan di lingkungan pemerintahan harus dilaksanakan secara tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satu hal penting yang harus diperhatikan oleh setiap instansi pemerintah adalah penggunaan kode klasifikasi arsip dalam penomoran surat dinas.

Hingga tahun 2026, pedoman kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Sementara itu, tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah berpedoman pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Kedua regulasi tersebut menjadi dasar penting bagi pemerintah provinsi, kabupaten, kota, kecamatan, kelurahan, hingga pemerintah desa dalam menyelenggarakan administrasi surat-menyurat dan pengelolaan arsip.

Dalam penerapannya, kode klasifikasi arsip digunakan untuk mengelompokkan surat berdasarkan pokok masalah atau urusan pemerintahan. Kode tersebut juga menjadi dasar dalam penomoran surat, pemberkasan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip.

Artikel ini menyajikan daftar kode klasifikasi arsip 000 sampai 900, sekaligus contoh format penomoran surat yang dapat dijadikan referensi dalam administrasi pemerintahan daerah dan pemerintah desa.

1. Dasar Hukum Kode Klasifikasi Arsip Tahun 2026

Terdapat beberapa regulasi yang menjadi pedoman dalam penerapan kode klasifikasi arsip dan tata naskah dinas.

1. Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Mengatur kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan ini memuat pembagian kode berdasarkan kelompok pokok masalah dan rincian urusan pemerintahan.

2. Permendagri Nomor 1 Tahun 2023

Mengatur tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah, termasuk jenis naskah dinas, bentuk, susunan, pembuatan, penandatanganan, dan pengendalian naskah dinas.

3. Permendagri Nomor 18 Tahun 2024

Mengatur tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. Ketentuan ini berlaku untuk lingkup Kemendagri dan perlu dibedakan dari pedoman tata naskah dinas pemerintah daerah.

Dengan demikian, pemerintah daerah dan pemerintah desa perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku di lingkungan masing-masing, termasuk peraturan kepala daerah tentang tata naskah dinas.

2. Pembagian Kode Klasifikasi Arsip 000–900

Dalam Lampiran B Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, kode klasifikasi arsip untuk Pemerintah Daerah dibagi menjadi 10 kelompok utama, yaitu:

000 – UMUM

Digunakan untuk urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, perlengkapan, pengadaan barang dan jasa, perpustakaan, kearsipan, persandian, perencanaan pembangunan, organisasi, dan penelitian.

Beberapa subkelompoknya:

• 000.1 Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan.

• 000.2 Perlengkapan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah.

• 000.3 Pengadaan Barang dan Jasa.

• 000.4 Perpustakaan.

• 000.5 Kearsipan.

• 000.6 Persandian dan Keamanan Informasi.

• 000.7 Perencanaan Pembangunan.

• 000.8 Organisasi dan Ketatalaksanaan.

• 000.9 Penelitian, Pengkajian, dan Pengembangan.

Contoh penggunaan:

100 – PEMERINTAHAN

Digunakan untuk urusan otonomi daerah, pemerintahan umum, pemerintahan desa, dan hukum.

Subkelompok:

• 100.1 Otonomi Daerah.

• 100.2 Pemerintahan Umum.

• 100.3 Pemerintahan Desa.

• 100.4 Hukum.

Contoh penggunaan:

200 – POLITIK

Digunakan untuk urusan kesatuan bangsa, politik dalam negeri, dan organisasi kemasyarakatan.

• 200.1 Kesatuan Bangsa dan Politik.

• 200.2 Politik Dalam Negeri.

• 200.3 Organisasi Kemasyarakatan.