Panduan Penomoran Surat Dinas 2026 Sesuai Kode Klasifikasi Arsip Permendagri

Dengan demikian, satu jenis surat dapat menggunakan kode klasifikasi yang berbeda tergantung pada isi dan tujuan penerbitannya.

7. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penomoran Surat

Untuk memastikan penerapan kode klasifikasi arsip berjalan tertib, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Pertama, kode klasifikasi harus sesuai dengan substansi surat.

Petugas administrasi harus memahami isi surat sebelum menentukan kode klasifikasinya.

Kedua, nomor urut surat harus dikelola secara konsisten.

Nomor urut perlu dicatat dalam buku agenda atau aplikasi administrasi persuratan agar tidak terjadi nomor ganda.

Ketiga, kode instansi harus seragam.

Setiap perangkat daerah dan pemerintah desa perlu menggunakan identitas instansi yang konsisten sesuai ketentuan yang berlaku.

Keempat, tahun penerbitan harus dicantumkan sesuai format yang ditetapkan.

Penggunaan tahun mempermudah pengelompokan dan pencarian arsip berdasarkan periode penerbitan.

Kelima, perhatikan ketentuan tata naskah dinas daerah.

Format penomoran yang memuat kode instansi, kode desa, dan tahun perlu disesuaikan dengan peraturan kepala daerah atau pedoman teknis tata naskah dinas yang berlaku. Jangan menganggap seluruh unsur tersebut sebagai susunan wajib nasional yang ditetapkan secara seragam oleh Permendagri.

8. Kesimpulan

Kode klasifikasi arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang tertib dan profesional.

Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 menjadi pedoman pengelompokan arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, dengan pembagian kode utama mulai dari 000 sampai dengan 900.

Sementara itu, Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 menjadi pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah.

Dalam praktiknya, pemerintah daerah dan pemerintah desa dapat menyusun format penomoran surat yang memuat kode klasifikasi arsip, nomor urut, kode instansi, identitas desa, dan tahun penerbitan sepanjang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas yang berlaku.

Contoh format yang dapat dijadikan referensi adalah:

100.3/001/PEMDES/BAR/2026

Melalui penerapan sistem penomoran yang konsisten, administrasi surat-menyurat akan lebih tertib, mudah ditelusuri, dan mendukung pengelolaan arsip pemerintahan yang akuntabel.